ICE anuncia extensión de flexibilidades en el cumplimiento de requisitos del formulario I-9

WASHINGTON — El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE, por sus siglas en inglés) anunció hoy una extensión de las flexibilidades de las reglas relativas al cumplimiento de requisitos del formulario I-9, las cuales fueron otorgadas inicialmente el año pasado. Debido a las precauciones continuas tomadas debido al COVID-19, el Departamento de Seguridad Nacional (DHS, por sus siglas en inglés) extenderá esta política hasta el 30 de abril de 2022.

Esta extensión continuará aplicando las directrices emitidas previamente para empleados contratados en o después del 1 de abril de 2021 y quienes trabajan exclusivamente en un ambiente remoto debido a precauciones tomadas por el COVID-19. Esos empleados están exentos temporalmente de los requisitos de inspección física asociados con la verificación de elegibilidad de empleo (formulario I-9) hasta que retomen empleo no remoto de manera regular, consistente o predecible, o hasta que la extensión de las flexibilidades relativas a tales requisitos sea terminada —lo que ocurra primero.

El 20 de marzo de 2020, debido a precauciones implementadas por empleadores y empleados debido al COVID-19, el DHS anunció que ejercería discreción fiscal para diferir los requisitos de presencia física asociados con la verificación de elegibilidad de empleo (formulario I-9) bajo la sección 274A de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA, por sus siglas en inglés). Esta política sólo aplica a empleadores y lugares de trabajo que están operando remotamente. Si existen empleados presentes físicamente en un lugar de trabajo, ninguna excepción está siendo implementada en este momento relativa a la verificación en persona de identidad y documentación de elegibilidad de empleo para el formulario I-9, verificación de elegibilidad de empleo.

El 31 de marzo de 2021 —y en vigor a partir del 1 de abril de 2021— el DHS ofreció la siguiente actualización, la cual seguirá en efecto durante esta extensión, sobre flexibilidades en el cumplimiento de requisitos del formulario I-9:

El anuncio inicial sobre las flexibilidades, emitido el 20 de marzo de 2020, indica que el DHS evaluará ciertas prácticas de finalización de formularios I-9 relativas al COVID-19 caso por caso, en cuanto a la inspección física de la documentación de formularios I-9 se refiere. Por lo tanto, a partir del 1 de abril de 2021, el requisito de que empleadores inspeccionen en persona la documentación de identidad y elegibilidad de empleo de formularios I-9 de empleados sólo aplica a aquellos empleados que se están reportando físicamente a trabajar en una localidad de la empresa de manera regular, consistente o predecible.

Si empleados contratados en o después del 1 de abril de 2021 trabajan exclusivamente en un ambiente remoto debido a precauciones tomadas por el COVID-19, estos están exentos temporalmente de los requisitos de inspección física asociados con la verificación de elegibilidad de empleo (formulario I-9) bajo la sección 274A de la INA hasta que retomen empleo no remoto de manera regular, consistente o predecible, o hasta que la extensión de las flexibilidades relativas a tales requisitos sea terminada —lo que ocurra primero.

Es posible que empleadores no puedan inspeccionar y verificar oportunamente, en persona, los documentos de apoyo de formularios I-9 de empleados contratados a partir del 20 de marzo de 2020, como se describe arriba, en situaciones especiales (tales como en casos en los cuales los empleados afectados ya no trabajan para el empleador). En tales casos, los empleadores pueden documentar la razón (o razones) por la cual no pudieron hacerlo mediante un memorando retenido con cada uno de los formularios I-9 de los empleados afectados. Cada tal razón será evaluada, caso por caso, por DHS ICE en el evento de una auditoría de formularios I-9.

De ahora en adelante, el DHS continuará monitoreando la emergencia nacional en curso y ofrecerá directrices actualizadas según sea necesario. Se requiere que empleadores monitoreen los sitios web del DHS y ICE para actualizaciones adicionales sobre cuándo terminarán las extensiones e iniciarán las operaciones regulares.